مذاکره

بیشتر مدیران حرفه ای به اهمیت مذاکره واقفند، زیرا زمان قابل توجهی از زندگی حرفه ای خود را صرف مذاکره می کنند. موفقیت و اثربخشی حرفه ای آنان، به شدت متأثر از توانایی آنها در هنر و فن مذاکره است. مدیران، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاکره می کنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاکره را به درستی می دانند. از این رو، بسیاری از مدیران حرفه ای نیازمند رویکردی بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاکره ها هستند. پیش از شروع مذاکره، آن را برنامه ریزی کنید. پیش از شروع مذاکره باید برای آن تدارک ببینید و نکته های اساسی را روشن نمایید. همانند استاد شطرنج باید بدانید که در برابر هر حرکت طرف مقابل، چه حرکتی را باید انجام دهید.

1.    مشخص کنید ماهیت اختلاف شما و طرف مقابل تان چیست.

2.    ببینید چه عواملی موجب بروز این اختلاف شده است.

3.    دریابید چه کسانی درگیرند و چه پنداشت یا برداشتی از مسئله مورد اختلاف دارند.

4.    مقصود خود را از مذاکره تعیین نمایید و ببینید چه هدفهایی دارید.

5.    برای تدوین استراتژی مورد نظر از اطلاعات جمع آوری شده استفاده کنید.

خط مشی های مذاکره را تنظیم نمایید.

 پس از ارائه استراتژی (تدارک و برنامه ریزی) آمادگی آن را بیابید که برای خود و طرف مقابل، ضوابط و مقرراتی را تعیین کنید.

1.    قواعد و رویه های کلی را با طرف مذاکره خود مشخص نمایید.

2.    ببینید چه کسی یا کسانی با شما مذاکره انجام خواهند داد.

3.    مشخص نماید در کجا باید این مذاکره ها انجام شود.

4.    محدودیت های زمانی مذاکره را تعیین کنید.

5.    دریابید که کدام مسئله با مسائل، دامنه مذاکره ها را محدود می سازند.

6.    مشخص کنید اگر به بن بست رسیدید، چه باید بکنید.

تقاضای خود را توضیح دهید و آن را توجیه کنید

 پس از اعلام موضع اولیه، شما و طرف مذاکره باید تقاضای اصلی خود را توضیح داده، و آن را توجیه نمایید. در این مرحله، الزامی به برخورد و رویارویی نیست.

1.    سعی کنید تا با خواسته های طرف مذاکره خود بیشتر آشنا شوید.

2.    طرحهای اولیه و خواسته های خود را با طرف مذاکره مبادله کنید.

3.    دریابید که تقاضای طرف مقابل تا چه اندازه اهمیت دارد.

4.    اسناد و مدارکی مبنی بر حقانیت درخواست و تقاضای خود ارائه نمایید.

5.    بیش از حد تحت تأثیر چارچوب یا شکل ارائه اطلاعات نباشید.

 جهت حل مسئله چانه زنی کنید

 ماهیت مذاکره بر دادوستد قرار دارد و تردیدی نیست که طرفهای مذاکره باید نسبت به خواسته های خود انعطاف نشان دهند تا زمینه توافق فراهم شود.

1.    ابتدا اجازه دهید طرف مقابل حرف های خود را بزند.

2.    به زبان بدنی طرف مقابل توجه کنید.

3.    به جای حرف زدن سؤال بپرسید.

4.    عصبی نشوید و حرف طرف مقابل را قطع نکنید.

5.    حرف های طرف مقابل را تجزیه و تحلیل کنید.

توافق نامه تنظیم کنید و آن را اجرا نمایید

.

تنظیم توافقنامه، آخرین مرحله ای است که در فرایند مذاکره به اجرا در می آید. با خاتمه دادن به چانه زنی تلاش کنید به یک توافق رسمی دست یابید و آن را تنظیم نمایید.

1.    راه ها و شیوه های اجرایی مورد نظر را مشخص کنید.

2.    جزئیاتی که مورد توافق طرفین مذاکره قرار گرفته را تعیین نمایید.

3.    تلاش کنید که نتیجه مذاکره مبتنی بر استاندارهای واقعی و عینی باشد.

4.    قبل از آن که تصمیم بگیرید چه کاری انجام دهید، احتمالات متعدد را بررسی کنید.

5.    با خیال راحت و با هدف برد- برد توافق نامه را امضا کنید.

منبع: مدیر ۲۰: راهکارهایی برای بهبود مهارت های مدیریتی – سهیلا عیسایی – نشر نارگل